Calcular Vale Transporte: aprenda a fazer na prática e como economizar

Oferecer benefícios aos funcionários é extremamente positivo, mas é preciso saber como fazer.  Uma das importantes tarefas de todo gestor é saber como calcular o desconto em folha do vale transporte (VT) que você oferece aos seus colaboradores. Vale dizer que, hoje em dia, oferecer vale transporte não é nem visto pelo colaborador como benefício, pois hoje é quase que uma obrigação.  Mais do que isso, o VT é fundamental na hora de tentar conquistar os melhores talentos do mercado. Então, se você ainda não disponibiliza vale transporte no pacote de benefícios da sua empresa, está ficando para trás na hora de reter e também de conquistar talentos.  Vem com a gente aprender de forma definitiva como calcular o vale transporte e encontre uma maneira vantajosa tanto para o colaborador quanto para sua empresa na hora de entregar esse benefício. Boa leitura. Ah, e se você preferir ver o mesmo conteúdo em vídeo, segue o link do nosso Canal do Youtube:

Como fazer o cálculo do vale transporte?

De maneira bem simples e resumida, para calcular o valor do vale transporte, você vai precisar multiplicar o custo total diário gasto pelo colaborador em passagens pelo número de dias úteis do mês. Agora vamos esmiuçar. Primeiramente, considere:

• o valor da passagem de transporte público utilizada pelo funcionário
• o número de dias úteis no mês e o de viagens por dia, já que o pagamento é proporcional
• o salário bruto do empregado, pois o desconto do vale é limitado a 6% do salário do trabalhador

O cálculo do vale transporte é relativamente simples, mas pode ter algumas pegadinhas que é preciso se atentar, como veremos melhor nos exemplos a seguir. E antes de aprender como fazer o cálculo do vale transporte, lembre-se que o pagamento do vale transporte é feito no primeiro dia do mês e deve cobrir o mês todo, considerando os dias úteis.

Exemplo de cálculo do vale transporte

Vamos pensar no primeiro passo: saber quantas passagens o funcionário usa no dia. Se ele utiliza duas passagens, uma de ida e uma de volta, e cada uma custa R$ 4, então, por dia, ele gasta R$ 8, certo? Agora nós vamos multiplicar esse valor pelo número de dias úteis do mês. Digamos que sejam 20 dias úteis. Ou seja, o valor total do vale-transporte desse funcionário é de R$160. Em outro exemplo, imagine que seu funcionário precise pegar 4 ônibus por dia, dois para ir até a empresa e outros dois para voltar para casa. Se cada passagem custar R$ 4, o custo de transporte diário desse colaborador é de R$ 16. Considerando que ele trabalha de segunda a sexta, em média, excluindo feriados, os meses terão 20 dias úteis, então, 20 vezes R$ 16 é igual a R$ 320 em vale transporte por mês. O cálculo é bastante simples, concorda? Mas o pulo do gato aqui está no desconto do salário do colaborador, que é permitido por lei. Veja, a seguir, como evitar erros nessa fase. Leia também: Reajuste de plano de saúde empresarial 2024: entenda tudo!

Como calcular desconto do vale transporte?

Primeiro, temos que dizer que o benefício do vale transporte pode ser descontado do salário do colaborador em no máximo 6%, que é a alíquota máxima permitida pela CLT. Então, o passo a passo é o seguinte:

1. depois de determinado o salário do colaborador, calcule 6% desse salário. Se for R$ 2.000, como no exemplo acima, então 6% disso equivale a R$ 120
2. em seguida, compare o valor com a necessidade mensal de vale transporte. Se o valor calculado for menor do que o custo do vale transporte, a empresa arcará com a diferença.
3. neste exemplo, o custo do vale-transporte é R$ 320, mas a lei só permite o desconto de R$ 120. Dessa maneira, R$ 320 – R$ 120 = R$ 200. 

Neste exemplo de como calcular vale transporte, o funcionário pagará R$ 120 pelo benefício e a empresa arcará com os R$ 200 restantes.

Como evitar erros no cálculo do vale transporte do colaborador

No momento de saber como calcular o vale transporte considere que, normalmente, o RH das empresas faz o cálculo do VT mês a mês, considerando os feriados, folgas e outras coisas do tipo para poder depositar o benefício no valor correto. Uma coisa que você precisa ter em mente enquanto gestor é que há vários colaboradores com funções diferentes, portanto salários distintos, e isso vai impactar nos descontos do vale transporte, porém, sua empresa não pode descontar mais do que está sendo depositado de VT.  Ou seja, se um colaborador ganha R$ 6.000 por mês e usa R$ 320 em média de vale transporte, mesmo os 6% de desconto permitido equivalendo a R$ 360, a empresa só pode descontar do colaborador os R$ 320 calculado, pois do contrário a empresa teria um ganho, o que seria bizarro! Agora, fique tranquilo pois tem outras formas de reduzir os seus gastos com vale transporte, como veremos na sequência.

Quanto custa o vale transporte para a empresa?

O gasto com vale transporte para a empresa vai ser referente à diferença entre o custo de cada colaborador com vale transporte e o desconto de 6% do salário.  Ou seja, somando o custo com cada colaborador é possível obter o total do vale transporte gasto pela empresa. Mas, como já dissemos, esse valor varia mês a mês, de acordo com o número de dias úteis. Para exemplificar, se uma empresa tem 100 colaboradores que utilizam vale transporte e para cada um deles a empresa gasta R$ 200, a empresa terá um custo total de R$ 20 mil com vale-transporte. Mas para garantir uma gestão precisa do benefício é importante que a empresa revise esses cálculos mensalmente. E além de saber como calcular vale transporte, você sabia que com uma gestão adequada desse benefício é possível economizar no pagamento do VT? Sim, à frente falaremos mais sobre isso! Leia também: Quanto custa abrir uma franquia? Entenda os custos envolvidos

O que a Lei diz sobre o vale transporte?

Quem cuida da regulamentação do vale transporte é o artigo 458 da CLT (Consolidação das Leis do Trabalho) e a Lei nº7.418/85, que trata especificamente do assunto e deixa bem claro como este benefício deve ser implementado nas empresas Para resumir, este é um benefício obrigatório para os colaboradores contratados sob o regime da CLT, ou seja, que tenham carteira assinada, não importa se seja um trabalho fixo ou temporário. A ideia é garantir que o funcionário tenha condições para se locomover de casa para o trabalho e vice-versa, por isso é um direito garantido por lei. Quando foi criado, em 1985, não havia obrigatoriedade no pagamento do vale transporte. Hoje, por outro lado, ele é visto como uma obrigação do empregador e um benefício para os funcionários. Essa obrigatoriedade passou a ser válida a partir da Lei n° 7.619 e de alguns decretos que foram instituídos posteriormente. Apesar da oferta do VT ser obrigatória pela empresa, o funcionário pode abrir mão do benefício, seja porque mora perto do trabalho, seja porque trabalha em home office. E por quê o colaborador abriria mão desse benefício?  Ora, porque a empresa pode por Lei descontar parte do valor do VT do salário do colaborador, então abrir mão do benefício pode ser mais vantajoso ao colaborador, a depender do contexto.

Quem tem direito ao vale transporte?

Todo funcionário contratado em regime CLT, com carteira profissional assinada, tem direito ao vale transporte, não importa a distância da casa para o trabalho ou o valor que terá que ser desembolsado pela empresa.  Ou seja, cabe à empresa fornecer um valor de VT suficiente para que o colaborador se locomova. Por exemplo, se o colaborador precisa pegar dois ônibus e metrô para ir para a empresa e dois ônibus e metrô para voltar para casa, a empresa tem que calcular esse valor e arcar com isso. E não há limites para o tipo de transporte público ou do custo total de VT a disponibilizar, vai simplesmente depender do contexto de cada colaborador.  

Estagiário recebe vale-transporte?

O estagiário deve receber vale transporte quando o estágio não é obrigatório. Já para contratos obrigatórios, isto é, aqueles que estão na matriz curricular e são parte da carga horária do curso, o benefício é opcional por parte do empregador.

Funcionários em home office tem direito ao vale transporte?

Se o regime não exigir a ida para o escritório, o funcionário não tem direito ao vale transporte.  É simples: sem a necessidade de deslocamento, não há necessidade de vale transporte.

Funcionário em regime híbrido tem direito ao vale transporte?

Sim. Funcionários CLT que fazem regime híbrido de trabalho de trabalho têm direito ao vale transporte.  Neste caso, para saber como calcular o vale transporte, é preciso considerar apenas os dias que o funcionário vai se deslocar até a empresa.  O pagamento de VT não precisa ser feito nos dias de home office.

PJ tem direito ao vale transporte?

Não, pessoas jurídicas não são regidos pela CLT e não possuem direito ao VT. No entanto, alguns benefícios podem ser oferecidos pela empresa e adicionados em contrato.

Vale transporte x Vale combustível

Além das particularidades referentes à distância que cada colaborador percorre, há também diferenças entre as funções que podem impactar em como o benefício do vale transporte será entregue. Nesse contexto, o vale combustível (ou auxílio combustível) é um benefício diferente do vale transporte e pode ser oferecido pela empresa, desde que o funcionário abra mão do vale transporte. A principal diferença é essa: o vale transporte é um benefício obrigatório que a empresa deve oferecer, enquanto o vale combustível deve ser acordado entre as partes, então é negociado separadamente. É muito comum que colaboradores externos, como vendedores, fiscais e funções assemelhadas, utilizem os próprios carros para fazer visitas a clientes, cenário em que o auxílio combustível faz mais sentido para a operação.  Nos casos em que o colaborador quer ou pode utilizar o próprio veículo para fazer essas visitas, cabe a você, gestor, entender se compensa mais oferecer o auxilio combustível do que o vale transporte. Na nossa opinião, sabendo escolher o formato correto e como calcular o vale transporte, ele pode ser benéfico para ambas as partes, mas isso você verá a seguir.

Quais são as formas de oferecer vale transporte ao colaborador?

O vale transporte pode ser oferecido de duas formas, mas a regra básica é que o valor oferecido cubra os custos diários com a locomoção dos seus colaboradores. Sendo assim, você pode calcular o vale transporte baseado em quantas passagens ele utiliza por dia, multiplicar pelos dias úteis de cada mês e pagar tudo em dinheiro, desde que pague o VT antecipadamente no início do mês e desconte até 6% desse valor do salário do colaborador. O único ponto de atenção aqui é que essa forma de pagar o VT em espécie só pode ser adotada pela sua empresa se for devidamente aprovada pela Convenção Coletiva de Trabalho (CCT) da categoria. Outra forma é entregar o vale transporte através de cartões das empresas de transporte urbano da sua região, que geralmente são cartões aceitos em ônibus, trem e metrô, e fazer o crédito daqueles mesmos valores para uso no mês. Essa segunda forma pode ser muito benéfica para a empresa, pois ela pode conseguir soluções mais em conta para entregar o benefício. Para o colaborador, fica muito mais prático utilizar o cartão para se locomover de ônibus, trem ou metrô.

Como reduzir os gastos do vale transporte?

A melhor maneira não só de reduzir os gastos, mas, também, de fazer uma melhor gestão do vale transporte e outros benefícios é com o uso da tecnologia e, quanto a isso, os Drs. protect são especialistas. Temos uma solução incrível para que você possa oferecer o benefício na sua empresa e ter um controle mais preciso e ainda otimizar os gastos com a operação. Resumidamente, há dois caminhos para buscar redução em vale transporte: roteirização e gestão de saldo dos cartões de VT. A roteirização busca entender os melhores roteiros de linhas de ônibus, trem e metrô para que o colaborador minimize a utilização destes meios de transporte e gaste menos passagens por dia. Já a gestão de saldo dos cartões permite que, ao fim de cada mês, o RH da empresa consulte os saldos de VT existente em cada cartão dos seus colaboradores e deposite apenas a diferença entre o saldo existente e o valor de VT do mês seguinte. Ambas as alternativas não só reduzem entre 10% e 20% o custo mensal com vale transporte, como também são soluções perfeitamente legais de se suar, pois a legislação exige apenas que a empresa ofereça ao colaborador o valor do VT necessário para a sua locomoção diária.

Como a Drs. protect pode te ajudar na gestão do vale transporte

A melhor maneira não só de reduzir os gastos, mas, também, de fazer uma melhor gestão do vale transporte e outros benefícios é com o uso da tecnologia e, quanto a isso, a Drs. protect é especialista. Temos uma solução incrível para que você possa oferecer o benefício na sua empresa e ter um controle mais preciso e ainda otimizar os gastos com a operação. A Drs. protect oferece o suporte que você precisa para fazer a gestão otimizada de saldos.  A tecnologia dos nossos parceiros permite que você consulte os saldos de vale transporte (VT) existentes em cada cartão no final do mês, gerando mais controle financeiro para a sua empresa. Se a empresa oferece o vale transporte em dinheiro, além de não ser recomendado, ela perde a oportunidade de economizar no oferecimento dos benefícios, concorda? Isso porque se o funcionário não utilizou todo o saldo do mês, a empresa pode reaproveitar o saldo restante no mês seguinte. Com essa solução, além da gestão e do RH da sua empresa terem o controle na palma da mão, seus funcionários também vão poder acessar um app para consultar saldo, extrato, promoções, envio de notificações e muito mais. Ficou interessado? Conheça a solução da Drs. protect para oferecer um vale transporte benéfico para você e seus colaboradores.

 Conclusão: como calcular vale transporte?

Depois deste guia, aprender como calcular vale transporte ficou moleza, né? O cálculo parece simples e de fato é, mas não esqueça: é preciso calcular o desconto no salário do colaborador, que corresponde a no máximo 6% do salário. Sabemos que este benefício, além de obrigatório, é um diferencial na atração e retenção de talentos, mas isso não significa que você não consegue economizar com ele. Para economizar, a roteirização é uma das saídas e garante que o colaborador faça o melhor trajeto, gerando economia para a empresa.  Já a gestão de saldos de cartões é indispensável, pois permite que a gestão veja quanto do benefício foi gasto naquele mês e possa depositar apenas a diferença de valor. A Drs. protect oferece soluções tecnológicas que permitem um controle preciso e transparente, facilitando a administração desse benefício e gerando economia para a empresa.  Não deixe de conferir como nossos serviços podem ajudar sua empresa a gerir o vale transporte de forma mais eficaz e vantajosa, hein? Com uma gestão eficiente é possível reduzir os custos e, ao mesmo tempo, garantir que os colaboradores tenham suas necessidades de transporte atendidas. Conte com a Drs. protect!